7 eigenschappen: 3. Belangrijke zaken eerst

Belangrijke zaken eerst: prioriteiten stellen en daar ook naar handelen. Eigenschappen 1 en 2 hebben je een doel en richting gegeven. Met eigenschap 3 ga je daar naar toe werken. Een hulpmiddel hierbij is de Eisenhower matrix. Die geeft aan dat je je meeste tijd moet besteden aan belangrijke taken. Wat belangrijk is heb je met eigenschap 2 (begin met het einde voor ogen) al vastgesteld. Ook hier geldt: besteed zoveel mogelijk tijd aan belangrijke geplande taken (in plaats van continu brandjes blussen voor belangrijke taken). Dit betekent ook dat je soms tijd moet besteden aan taken die niet leuk zijn, maar wel belangrijk voor het lange  termijn doel dat je voor ogen hebt. Het vergt zelfdiscipline om je er toe te zetten de vervelende, doch belangrijke taak eerst uit te voeren, voordat je aan een taak begint die leuk is, maar je niet helpt om je doel te bereiken. Je moet hierbij leren JA te zeggen de belangrijke taken en NEE tegen de onbelangrijke taken. Dat betekent ook dat je soms mensen moet teleurstellen. Vertel de nee op een vriendelijke manier.

Wekelijks plannen

Planningen kun je op uur, dag, week, maand, jaarbasis maken. Volgens Covey is planning op weekbasis het meest effectief. Een dag is te kort, en een maand is te lang om te overzien. Met een weekplanning kun je grotere taken verdelen over meerdere dagen en nog wat flexibel schuiven, wat met een dagplanning lastiger is. Op het einde van de week kun je kijken wat je bereikt hebt en wat je volgende week prioriteiten en taken zijn. De dagtaken kun je afleiden van de weektaken.

De metafoor met de kiezels en rotsen

Stephen Covey heeft een fantatisch mooie metafoor voor belangrijke taken eerst: kiezels en rotsen. De rotsen zijn de belangrijke taken en de kiezels de ruis. Hij vraagt een iemand om een grote vaas te vullen met eerst kiezels en daarna te proberen om de rotsen er nog in te krijgen. Dat lukt natuurlijk niet. Dan doet Stephen het andersom: eerst de rotsen (belangrijke taken) en dan de kiezels (onbelangrijke taken). De kiezels passen makkelijk tussen de rotsen. Dus les: als je belangrijke taken gedaan hebt, dan is er altijd nog wel plek voor iets onbelangrijks, maar als je je tijd hebt verdaan met onbelangrijke taken, dan passen de belangrijke niet meer in. Kijk maar eens naar deze opname (is wel Engels, maar is visueel genoeg):